Narzędzia rekrutacji - Oprogramowanie ułatwiające rekrutację

Oprogramowanie ułatwiające rekrutację

Nowoczesne technologie wdzierają się w zasadzie we wszystkie dziedziny naszego życia. Komputery i dostarczane wraz z nimi oprogramowanie, pomagają nam w wielu codziennych czynnościach, tych prywatnych, ale i zawodowych. Powszechna informatyzacja tworzy nowe modele współpracy, czy też komunikacji. Taka zmiana nastąpiła również w obszarze szeroko pojętej rekrutacji. Zmieniły się sposoby samego aplikowania na wakujące stanowiska, zmienił się również sposób zarządzania napływającymi dokumentami aplikacyjnymi od kandydatów.

Zmiany w komunikacji kandydat – firma rekrutująca wymusiły stosowanie zupełnie innych narzędzi rekrutacyjnych; w chwili obecnej skoncentrowane są one głównie w ramach danego oprogramowania. Wspomniane, nowoczesne narzędzia rekrutacji pozwalają na efektywne obsadzanie wolnych stanowisk pracy. Oprogramowanie, które wspiera funkcjonowanie działów rekrutacji nie jest oprogramowaniem tanim. Jest to inwestycja, która wymaga znacznych nakładów finansowych. Warto zatem zastanowić się nad pewnymi alternatywami względem rozbudowanego systemu do obsługi projektów rekrutacyjnych.

Wiele istniejących na polskim rynku firm posiada wdrożony system CRM. Oprogramowanie do zarządzania sprzedażą posiadają przede wszystkim te firmy, które utrzymują rozbudowane działy sprzedaży, bądź przywiązują dużą wagę do efektywności funkcjonowania tegoż działu. Standardowy CRM ma za zadanie przechowywanie danych o klientach, historii relacji z nimi, danych kontaktowych. Podstawowe funkcje oprogramowania dedykowanego dla działu rekrutacji są wbrew pozorom zbliżone; powinny umożliwić prowadzenie bazy kandydatów. System CRM może być więc zastosowany jako narzędzie do obsługi projektów rekrutacyjnych, jeżeli posiada takie funkcjonalności, jak:

  1. 1. Dodawanie kolejnych profili osobowych. Jeżeli CRM daje możliwość nieograniczonego dodawania rekordów dotyczących kontrahentów, to w taki sam sposób może gromadzić dane o kandydatach do pracy. Ważne, aby użytkownik mógł stworzyć profil danego kandydata poprzez dodanie informacji kontaktowych, czy też o historii zatrudnienia.
  2. 2. Możliwość załączania dokumentów. Wiele systemów wsparcia sprzedaży posiada możliwość dodawania, czy też usuwania załączników do profilu danego klienta. Z punktu widzenia wsparcia w prowadzeniu projektów rekrutacyjnych, to istotna funkcjonalność systemu CRM. Pozwala bowiem na dodawanie „oryginalnego” dokumentu aplikacyjnego – na przykład CV – do profilu kandydata. Możliwość przechowywania dokumentów kandydata ma nie tylko wymiar praktyczny, ale również prawny. Podmioty, które przetwarzają dane osobowe do celów rekrutacyjnych, muszą posiadać zgodę kandydata; znajduje się ona między innymi właśnie na CV.
  3. 3. Tworzenie projektów / kampanii sprzedażowych. Handlowcy, którzy korzystają z systemów wsparcia sprzedaży często mogą tworzyć grupy produktowe klientów. Jeżeli handlowiec oferuje szeroką gamę produktów, które nie są adresowane do każdego, kategoryzowanie klientów ze względu na produkty, czy też kampanie sprzedażowe, może okazać się bardzo pomocne. Niniejsza funkcjonalność jest również bardzo użyteczna w prowadzeniu projektów rekrutacyjnych. Osoby odpowiedzialne za ten proces, mogą tworzyć kolejne projekty rekrutacyjne i przypisywać do nich odpowiednich kandydatów. Dzięki temu możliwe jest sprawne prowadzenie wielu projektów rekrutacyjnych jednocześnie.
  4. 4. Wprowadzanie etykiet. Jest to tak naprawdę dodatkowa funkcjonalność, która pozwala kategoryzować dane rekordu ze względu na daną cechę. Użytkownik CRM, poprzez wprowadzanie takich znaczników, może szybko odszukać interesującą go w danej chwili kategorię klientów. Również i z perspektywy oprogramowania dedykowanego dla działów HR, taka funkcjonalność jest niezwykle ważna. Rekruter posiada możliwość, aby w szybkim czasie odszukać wszystkich kandydatów, którzy skategoryzowani są – na przykład – pod hasłem „zaawansowany angielski”.

Przytoczone możliwości systemów CRM, jakie można wykorzystać w trakcie realizowania projektów rekrutacyjnych, pozwalają na znaczącą redukcję kosztów. Organizacja nie ma potrzeby zakupu kolejnego oprogramowania, a zaoszczędzone fundusze może przeznaczyć na inne narzędzia rekrutacji. Firma powinna dokupić mechanizm, który pozwoli prowadzić dwa „katalogi” bazy danych; jeden dla działu handlowego, a drugi dla działu human resources.

Warto również poszerzyć istniejący już system CRM, o funkcjonalności które ułatwią pracę rekruterom. Zamiast wdrażania zupełnie nowego oprogramowania, można zakupić parser CV. To narzędzie pozwala na znaczące przyspieszenie pracy działu zajmującego się rekrutacją. Parser CV pozwala bowiem na automatyczne dodawanie informacji zawartych w CV do bazy kandydatów. W ten sposób system wykonuje za nas żmudną pracę związaną z przepisywaniem danych z kolejnych dokumentów aplikacyjnych.

Oczywiście nie w każdej organizacji można wykorzystać istniejący już system CRM, wynikać to może z wielu powodów. W przypadku, kiedy dany dział human resources prowadzi dużą liczbę projektów rekrutacyjnych, dodatkowo w jednym czasie, to zakup solidnego oprogramowania jest wydatkiem koniecznym. System powinien spełniać potrzeby jego użytkowników, pozwalać na wydajniejszą i łatwiejszą pracę. Wieloosbowe działy rekrutacji powinny posiadać raczej rozbudowane oprogramowanie wspierające skuteczne obsadzanie wolnych stanowisk pracy. System powinien być dostosowany do potrzeb, wielkości organizacji, w której funkcjonuje; zbyt rozbudowany to niepotrzebny wydatek, który mógłby być wykorzystany na inwestycje w inne obszary działalności. System zbyt mały to z kolei system, który nie spełnia wymagań, jakie się przed nim stawia. W takim przypadku jest to oszczędność pozorna, ponieważ dział rekrutacji i tak nie można efektywnie pracować.

Z punktu widzenia wielu organizacji, to system CRM powinien być pierwszą poważną inwestycją w oprogramowanie. Myśląc o dalszym rozwoju firmy, warto wybrać takiego dostawcę, który umożliwia dodawanie kolejnych modułów do bazowego CRM–a. Takie rozwiązanie, może nie najtańsze, pozwala na sprawne wdrożenie podsystemu HR. Rzeczywistość pokazuje, że inwestycje w działy zarządzania zasobami ludzki, są inwestycjami trafionymi. Nie warto jednak lokować środków w rozwiązania, które mogą okazać się zbędnymi, nie dostosowanymi do wielkości potrzeb rekrutacyjnych. Warto mieć świadomość, że w każdej chwili można wdrożyć dodatkowy system, do którego przeniesiemy istniejące już dane.