Systemy informatyczne do obsługi procesów rekrutacyjnych funkcjonują na rynku od kilkunastu lat. Wdrażanie tego typu systemów jest przede wszystkim domeną dużych organizacji, które realizują kilkadziesiąt projektów rekrutacyjnych rocznie, w tym kilkanaście jednocześnie; ich właściwa realizacja jest de facto uzależniona od zastosowania oprogramowania zewnętrznego.
Efektywność i pewną wygodę w prowadzaniu projektów rekrutacyjnych przy pomocy elektronicznych systemów informatycznych, dostrzegają również mniejsze firmy funkcjonujące na polskim rynku. Jednak sektor małych i średnich przedsiębiorstw z reguły nie inwestuje w rozbudowane – i przy okazji – drogie oprogramowanie do kompleksowego zarządzania projektami rekrutacyjnymi. Ten sektor jest przede wszystkim adresatem systemów ATS.
W tym miejscu warto opisać i przybliżyć użyty skrót ATS. Jest to system, który wspomaga prowadzenie projektów rekrutacyjnych. W wersji dla małych i średnich firm dystrybuowany jest przede wszystkim formie on-line, comiesięcznej usługi. Applicant tracking system (ATS) w swoim działaniu zbliżony jest CRM-a, dostosowany jest jednak bardziej do obsługi projektów rekrutacyjnych, pozwala na zautomatyzowanie pewnych działań zarezerwowanych do tej pory dla rekrutera. Do najważniejszych można zaliczyć:
- 1. Możliwość tworzenia i publikowania ogłoszeń na portalach rekrutacyjnych. Funkcjonalność szczególnie potrzebna na początku realizowania projektu rekrutacyjnego. Użytkownik posiada folder w którym tworzy, gromadzi kolejne ogłoszenia o pracę. Posiada możliwość ich edycji, jak również automatycznego publikowania na konkretnych portal rekrutacyjnych; możliwości tej funkcji są przede wszystkim uzależnione od poziomu integracji systemu ATS z portalem rekrutacyjnym.
- 2. Gromadzenie napływających kandydatur. System ATS odbiera dokumenty aplikacyjne jakie są przesyłane za pośrednictwem opublikowanego ogłoszenia. Z reguły, każde ogłoszenie posiada swój folder, do którego napływają CV. Użytkownik systemu ATS może takie CV przenieść do dowolnego miejsca, usunąć, nadać mu odpowiedni status.
- 3. Parsowanie danych. System ATS może automatycznie rozpoznawać treści zawarte w dokumencie i oznaczyć je jako frazy kluczowe lub wyeksportować do zewnętrznego systemu jako profil kandydata. Parser CV daje możliwość efektywnego wyszukania potrzebnych informacji; tym samym pozwala na skrócenie czasu niezbędnego na administrowanie wciąż napływającymi informacjami.
System ATS to przede wszystkim dobre rozwiązanie dla małych i średnich firm. Posiada możliwości, które są wystarczające do obsługi nawet kilku projektów rekrutacyjnych jednocześnie. Wydajny, dobrze przygotowany system nie musi oznaczać dużych nakładów finansowych. W ten sposób organizacja może zyskać większą efektywność w realizowaniu projektów rekrutacyjnych przy stosunkowo niskich nakładach finansowych.
Przy wyborze systemu ATS należy przede wszystkim zwrócić uwagę na jego możliwości; a właściwie, czy jego możliwości zaspokajają potrzeby działu rekrutacji. Opisane powyżej (w punktach) możliwości powinny być niejako normą / minimum oferowanych systemów. Dużym ułatwieniem w pracy rekrutera wydaje się być parser CV. Pomaga on bowiem na szybkie wyszukanie potrzebnych informacji; nie wymaga otwierania często setek dokumentów aplikacyjnych, aby wyselekcjonować kandydatów do selekcji. Do zalet systemów ATS należy dodać, że z reguły przechowują one dane w tak zwanej „chmurze”, na serwerze dostawcy. Z punktu widzenia małych i średnich firm jest to wygodne rozwiązanie, ponieważ nie muszą martwić się o spełnienie wszystkich wymagań związanych z ustawą o ochronie danych osobowych. Jednocześnie nabywca oprogramowania nie inwestuje pieniędzy w niezbędną infrastrukturę, serwery.
Wzrost zainteresowania oprogramowaniem HR wśród mniejszych organizacji to pozytywny sygnał. Świadczy on o tym, że coraz więcej firm poważnie traktuje problematykę właściwego zarządzania zasobami ludzkimi. Nie od dzisiaj mówi się, że kapitał ludzki jest najważniejszym kapitałem organizacji.