Współczesna rzeczywistość realizowania projektów rekrutacyjnych diametralnie różni się od tej, jaka istniała jeszcze chociażby dwadzieścia lat temu. Zmieniła się przede wszystkim forma aplikowania na dane stanowisko pracy. Obecnie, ogłoszenia o pracę publikowane są na portalach internetowych; kandydaci chcący wziąć udział w danym projekcie rekrutacyjnym, muszą wysłać swoje CV na podany w ogłoszeniu adres e – mail.
Zmiany dotyczą również strony inicjującej cały proces rekrutacji. W nowoczesnych firmach, które realizują wiele projektów rekrutacyjnych, paleta narzędzi i możliwości jest naprawdę bogata. Wspomniane narzędzia to przede wszystkim funkcjonalności, jakie dostarcza głównie oprogramowanie dedykowane dla działów human resources.
Realia prowadzenia projektów rekrutacyjnych pokazują, że nowoczesne narzędzia rekrutacyjne to w zasadzie element niezbędny w organizacji poszukującej kandydatów na wolne stanowiska pracy. Działy zajmujące się rekrutacją personelu powinny funkcjonować sprawnie, profesjonalnie i przede wszystkim szybko. Tym bardziej warto zastanowić się nad tym, jakie narzędzia rekrutacyjne są potrzebne w codziennej administracji projektami rekrutacyjnymi. Systemy informatyczne dają bardzo duże możliwości w kwestii optymalizacji zarządzania rekrutacją – dostarczają wielu narzędzi potrzebnych do pozyskiwania nowych kandydatów. Do tych najbardziej oczywistych należą:
- Możliwość prowadzenia bazy kandydatów – to jedna z kluczowych funkcjonalności, jakie powinien posiadać system wspomagający pracę zespołu rekrutacyjnego. Baza kandydatów pozwala na archiwizację nadsyłanych CV, na ich późniejsze przeglądanie, czy też kategoryzowanie. Taka funkcjonalność jest szczególnie ważna w przypadku pracy wielu osób w dziale rekrutacji.
- Tworzenie projektów rekrutacyjnych – jest to de facto opcja, która powinna być dostępna w ramach funkcjonującej bazy kandydatów. Pozwala na kategoryzowanie kandydatów według prowadzonych projektów rekrutacyjnych. To ważna możliwość, przede wszystkim przy prowadzeniu wielu rekrutacji
- Notatki. Funkcjonalność tak oczywista, że często pomijana. Dobry system informatyczny dla działów HR powinien posiadać możliwość wprowadzania notatek w wielu miejscach; na profilu kandydata, klienta, czy też w opisie projektu rekrutacyjnego.
Przedstawione funkcjonalności pozwalają na wprowadzenie pewnego porządku w prowadzonych projektach rekrutacyjnych, co z punktu widzenia ich zakończenia z sukcesem, jest niezbędne.
Ideą informatyzacji danej części organizacji jest to, że po wdrożeniu pewnego systemu, ten dział będzie funkcjonował sprawniej. Rzeczywistość jednak pokazuje, że niejednokrotnie system tak naprawdę „dokłada” nowych zadań dla jego użytkowników.
Wdrożenie systemu umożliwiającego prowadzenie bazy kandydatów porządkuje napływające kandydatury, pozwala na efektywne zarządzanie posiadaną informacją. Jest to niewątpliwie korzyść dla pracowników działu rekrutacji. Z drugiej jednak strony wspomniani pracownicy mają za zadanie wprowadzić wszystkie te napływające CV do bazy. Jest to działanie żmudne, czasochłonne i niezwiązane stricte z samym procesem rekrutacji. W sytuacji, kiedy na dane ogłoszenie rekrutacyjne napływa kilkaset zgłoszeń, wprowadzanie tychże danych staje się jeszcze bardziej uciążliwe. Oprogramowanie ma przecież ograniczać zbędną administrację, a nie ją rozbudowywać.
Na rynku pojawiają się już pewne narzędzia rekrutacyjne, które pozwalają na ograniczenie działań związanych z wprowadzaniem kolejnych rekordów do bazy kandydatów. Jednym z nich jest tzw. parser CV, czyli narzędzie pozwalające na automatyczne zaczytywanie informacji zawartych w napływających dokumentach aplikacyjnych. Takie narzędzie, po integracji z już istniejącym oprogramowaniem dedykowanym dla działu HR, pozwala na odciążenie pracowników zatrudnionych do zadań związanych z rekrutacją.
Narzędzie – parser CV – dobrze sprawdzi się w organizacji, która prowadzi wiele projektów rekrutacyjnych, do której nadsyłana jest duża ilość dokumentów aplikacyjnych. Parser CV automatycznie pobiera dane z każdego nadesłanego CV i tworzy nowy rekord w bazie kandydatów. Możliwości tego narzędzia mogą być również wykorzystane w firmach doradztwa personalnego; to podmioty, które na co dzień stykają się z coraz to nowymi, kolejnymi dokumentami aplikacyjnymi od kandydatów. Użycie parsera pozwala na zajęcie się wyszukiwaniem kolejnych kandydatów, czy na kontakt z klientem. Żmudne przepisywanie danych dokonuje się w sposób automatyczny, bez działania użytkownika.
Rozwój oprogramowania dedykowanego dla branży human resources to niewątpliwie bardzo dobra wiadomość. Jest to znak, że ta branża cały czas się rozwija. Eksperci wciąż poszukują dróg do większej optymalizacji całego procesu rekrutacji; procesu, który wbrew pozoru nie jest łatwy, a z perspektywy każdej rozwijającej się organizacji, niezbędny. Nowe narzędzia rekrutacyjne skupiają się przede wszystkim na bardziej efektywnym wykorzystaniu już posiadanych informacji o kandydatach. Na znaczeniu zyskują inteligentne wyszukiwarki, które poprzez wbudowane algorytmy, pozwalają na dotarcie do odpowiednich kandydatów przechowywanych w bazie.
Warto to podkreślić, że dobra baza kandydatów pozwala na szybkie wyszukanie potrzebnych nam informacji. Powinna posiadać filtry, kategorie, które pozwolą na uszeregowanie kandydatów według zdefiniowanych w czasie wyszukiwania zmiennych. Osoby, które odpowiedzialne są za wybór systemu powinny zwracać uwagę na jego pomoc w optymalizacji działania zespołu zajmującego się rekrutacją. Wbrew pozorom nie każde oprogramowanie to inwestycja, która przyniesie same korzyści dla organizacji. Wychodząc z założenia, że kapitał ludzki jest najcenniejszym kapitałem w firmie, warto poświęcić więcej uwagi na jego optymalizację, czy też po prostu rozwój. Dobrze zarządzany dział human resources potrafi – wraz swoimi działaniami – wypracować przewagę rynkową nad konkurencją. Dostęp do najlepszych specjalistów, niski poziom rotacji pracowników świadczą o sile danego podmiotu na rynku.