Czas to pieniądz; stwierdzenie chociaż truistyczne, to jednak bardzo prawdziwe. Z biegiem czasu można nawet uznać, że zyskuje na swym znaczeniu. Powszechna optymalizacja w zasadzie każdej dziedziny gospodarki wzmaga poszukiwania zwiększenia efektywności również w wykorzystaniu posiadanych zasobów ludzkich. Następstwem zwiększania wydajności zatrudnionych pracowników są między innymi:
- inwestycje w nowoczesne oprogramowanie ułatwiające wykonywanie codziennych obowiązków zawodowych,
- tworzenie celów dla stanowiska pracy – tak zwanych KPI. Tego typu rozwiązania są szczególnie istotne z punktu widzenia dużych organizacji – zatrudniających rzeszę pracowników – gdzie trudno jest sprawdzać pracę podwładnych. Firmy inwestują również w szkolenia, które w swym założeniu mają uczyć pracowników lepszego zarządzania swoim czasem w pracy. Tego typu szkolenia są tak samo modnym pojęciem jak sama optymalizacja. Niniejszy artykuł nie będzie jednak sylabusem kolejnego szkolenia z efektywnego wykorzystania roboczogodzin. To raczej próba opisu uporządkowanego dnia pracy rekrutera; uporządkowania, które może przyczynić się efektywniejszego realizowania powierzonych projektów rekrutacyjnych.
Praca rekrutera sama w sobie nie jest czymś uporządkowanym. To swoista mieszanka ciągłego kontaktu z drugim człowiekiem (kandydatem, jak również z klientem), stresu związanego z napiętymi terminami, czy też prób łączenia interesów stron z pozoru przeciwstawnych wobec siebie. Do tego wszystkiego dochodzą dodatkowo projekty rekrutacyjne, które mają zostać zrealizowane w jak najkrótszym czasie. Nie jest to zatem zawód łatwy; rekruter nie jest osobą, która zajmuje się jedynie przeglądaniem stosów dokumentów aplikacyjnych. Rekrutacja nie jest profesją łatwą, jednak dla wielu bardzo interesującą i intrygującą.
Sukces w branży rekrutacyjnej zależy przede wszystkim od motywacji i uporządkowanej, wytrwałej pracy. Uczestniczenie w kilku spotkaniach dziennie, prowadzenie wielu rozmów telefonicznych, czy też pisanie wiadomości mailowych nie pomaga w uporządkowaniu dnia pracy, nie oznacza to jednak, że nie można dążyć do pewnego ideału. Jakie reguły należy wdrożyć w celu zminimalizowania chaosu związanego z rekrutacją? Podpowiedzi poniżej:
- Ustal priorytety na prowadzone projekty rekrutacyjne. Duża pula prowadzonych projektów rekrutacyjnych jednocześnie, skutecznie pochłania czas pracownika i obniża jego efektywność. Wynika to przede wszystkim z faktu, że rekruter pozostaje w napięciu, pewnym przytłoczeniu; zajmuje się wieloma projektami jednocześnie. W ten sposób trudno o efektywną realizację powierzonych obowiązków. Dobrym rozwiązaniem jest codzienna ocena przydzielonych projektów rekrutacyjnych pod kątem ich stopnia wykonania. W pierwszej kolejności powinny być wykonywane te projekty rekrutacyjne, które mają krótki termin realizacji, jak również nie mają jeszcze krótkiej listy kandydatów. Jeżeli do klienta została już wysłana krótka lista kandydatów, to w oczekiwaniu na odpowiedź klienta, można skupić się na realizacji kolejnych projektów; nie ma sensu poszukiwać kandydatów na zapas. Nie posiadamy jeszcze informacji zwrotnej i tak naprawdę nie wiemy, jakich kolejnych kandydatów szukać. Ustalenie priorytetów nie jest zadaniem łatwym, na pierwszy rzut oka, każdy projekt wydaje się tak samo ważny i wymagający natychmiastowej pracy.
- Ważność projektu. Istotność projektu rekrutacyjnego to termin zbliżony do priorytetyzacji. Ważność jednak odwołuje się również do samej zasadności realizowania danego projektu rekrutacyjnego. Doświadczeni rekruterzy mają świadomość, które projekty warto realizować pod kątem oczekiwanych korzyści. Zlecenia, które można zrealizować w (1) krótkim czasie, (2) możliwie najmniejszym wysiłkiem i (3) z najwyższym wynagrodzeniem, znacząco wpływają na efektywność pracy rekrutera. Warto również wspomnieć o tym, że istnieje stosunkowo duża liczba projektów rekrutacyjnych, które z wielu względów nie powinna być realizowana. Ważność projektu pozwala na taką ocenę i tym samym na jego umiejscowieniu w codziennym dniu pracy.
- Spotkania z kandydatami jako ramy dnia pracy. Dobrym rozwiązaniem jest spotykanie się z kandydatami na rozmowy rekrutacyjne na początku i na końcu dnia pracy. Takie ramy odpowiadają również samym kandydatom, którzy nie muszą rozbijać swojego dnia pracy, są tym samym bardziej skłonni do podjęcia wyzwania wzięcia udziału w projekcie rekrutacyjnym. Z punktu widzenia rekrutera to nie tylko wspomniana łatwość przekonania kandydata do spotkania, ale również możliwość na lepsze zaplanowanie dnia pracy. Rekruter po odbyciu porannych spotkań posiada pewną informację o kandydatach i tym samym może dowolnie dostosowywać (w oparciu o prioretetyzację projektów) swój czas pracy. Brak spotkań rekrutacyjnych w środku dnia pracy to również większa szansa na skupienie się na innych obowiązkach zawodowych, bez konieczności odrywania się od nich.
- Rozmowy telefoniczne ponad wysłanie e-maili. Telefon to jedno z podstawowych narzędzi pracy rekrutera. Pozwala na szybki kontakt z kandydatem; za jego pośrednictwem można przeprowadzić nawet rozmowę rekrutacyjną. Jego istotność i efektywność każą najpierw wykonać wszystkie niezbędne, czy też zaplanowane połączenia telefoniczne przez napisaniem zaplanowanych wiadomości e-mail. Komunikacja za pośrednictwem poczty elektronicznej nie wymaga natychmiastowej reakcji ze strony adresata; tym samym tego typu zadania (napisanie e-maila) można wykonać jako wypełnienie luk między innymi bieżącymi obowiązkami.
- Utrzymuj porządek informacji. Praca rekrutera to nie tylko pełne wyzwań obowiązki, powszechny stres, czy też niespełniający wymagań kandydaci. To również często praca stricte administracyjna. W chwili obecnej rekruter ma z reguły do dyspozycji oprogramowanie komputerowe, które pozwala na zarządzanie projektami rekrutacyjnymi. Rekruter ma za zadanie wprowadzić informacje na temat kwalifikacji kandydatów, ich statusu w danym projekcie rekrutacyjnym, wprowadzić stosowne etykiety pozwalające na szybsze wyszukane kandydatów. Zadanie te, chociaż z pozoru błahe, są niezbędne do sprawnego wyszukiwania informacji. Informacji, które pozwalają na szybsze realizowanie kolejnych projektów rekrutacyjnych.
W natłoku codziennych zadań, rekruter musi wykazać się jednocześnie konsekwencją i elastycznością. Pogodzenie tych dwóch niejako sprzecznych pojęć nie jest łatwe. Ale konieczne, aby efektywnie zarządzać czasem. Ustalenie planu pracy każdego dnia jest rzeczą najważniejszą, jednak należy dopuścić możliwości jego modyfikacji. Praca rekrutera to współpraca z drugim człowiekiem (kandydatem i klientem), który nie jest istotą do końca przewidywalną. Z tego też powodu osoby zatrudnione do realizowania projektów rekrutacyjnych powinny być przygotowane na zmiany w swoim codziennym planie pracy. Nie zmienia to jednak faktu, że próba stosowania wymienionych wcześniej zasad, może podnieść efektywność pracy. Szkolenia z zarządzania czasem powstały przede wszystkim dla osób, które tego czasu posiadają bardzo mało. Ich głównymi adresatami nie są pracownicy piastujący spokojne stanowiska pracy, nieobarczone dużym stresem i presją czasu.